Administrar é conciliar de forma satisfatória recursos, demandas, problemas e oportunidades.
Num restaurante, as demandas e problemas são particulares, exclusivas e abundantes.
Uma das demandas mais duras a serem encaradas pelo administrador é o controle de qualidade. No caso de um restaurante esse controle se dá sobre dois aspectos: as refeições servidas e o atendimento.
Para que esses dois aspectos funcionem harmoniosamente e colaborem para o sucesso do empreendimento, é essencial que haja uma combinação de controle rigoroso de processos de compra, processamento de alimentos e bebidas, recepção e atendimento.
O controle de qualidade precisa, ao mesmo tempo, obedecer critérios rígidos na higiene, no controle da validade dos alimentos, na apresentação, temperatura e sabor dos pratos, valendo essa exigência também para as bebidas.
Faz parte da qualidade a limpeza e o atendimento ao público, mas é preciso estabelecer padrões, que devem refletir a opinião do cliente. Como é indelicado abordar um cliente durante uma refeição ou uma conversa, pode-se criar alguns modelos, como volume de alimentos descartados ou formulários rápidos e diretos de pesquisa, com uma ou duas perguntas, a serem feitos no momento do pagamento.
Tecnologia da Informação e Controle
A outra parte essencial na gestão de um restaurante é a tecnologia da informação. Ter um software de controle, que integre departamento de compras, estoques, vendas e contabilidade é essencial para reduzir os custos administrativos e qualificar o processo administrativo.
Um restaurante é muito difícil de controlar. Cada item utilizado na composição dos cardápios está condicionado a fatores como demanda, compras, armazenamento e prazo de validade. É preciso eliminar o risco de desperdício. Se for possível, com base no controle diário.
Talvez a melhor forma de se estabelecer uma previsão de demanda e consequente previsão de receitas seja na saída. Com um controle de todos os pratos, bebidas e sobremesas que saem diariamente, semanalmente e mensalmente é possível estimar qual o volume de cada item a ser comprado e armazenado, sempre levando em conta a validade e a otimização de recursos financeiros e de espaço. É possível, também, estimar o volume de receitas, informação indispensável para o controle financeiro e a estrutura de custos, contando com compras e as despesas operacionais.
Um controle eficiente permite à administração cuidar melhor da saúde do fluxo de caixa, aproveitar melhor os espaços, ter melhor organização e até aprimorar processos.
Outros pontos importantes
Como em qualquer negócio, cabe ao administrador estar permanentemente atento às oportunidades, sobretudo aquelas oferecidas pela tecnologia. Muitas vezes, um equipamento novo pode significar um grande ganho de agilidade.
Ao oferecer aos funcionários as melhores condições de trabalho, eles retribuirão com melhor produção e os clientes ficarão mais satisfeitos.
Outro ponto importante é a preocupação com a mobilidade. Não é agradável para o cliente ter que se locomover esbarrando nos outros e pedindo licença. Pior para os garçons, que estarão fora de combate se privados do direito de ir e vir.
Tudo que diz respeito a conforto deve ser muito bem cuidado, como ar condicionado e banheiros.
Para concluir, unindo conforto, atendimento, controle de custos e otimização de recursos, faça um mapa do fluxo de clientes. Verifique quais são os horários de maior movimento e distribua seus recursos humanos em função desse movimento, com maior concentração de funcionários quando houver maior concentração de clientes.