A exigência da sociedade do século XXI é a agilidade. Da evolução das telecomunicações ao advento da era digital, o mundo dá um salto a cada dia no quesito otimização de tempo.

A combinação da evolução digital com as telecomunicações propiciou a integração de pessoas separadas por enormes distâncias, e transformou empresas locais em verdadeiros negócios globais num piscar de olhos.

As pessoas e empresas estão conectadas 24 horas por dia. Serviços como banco, supermercados e comércio em geral funcionam ininterruptamente no mundo digital.

Dentro desse cenário, como pensar em processos manuais ou meramente informatizados dentro do ambiente corporativo. É claro que nem tudo dá para digitalizar, mas não é esse o caso das notas fiscais.

Atualmente, as empresas emitem notas fiscais eletrônicas, sem a necessidade de utilização de papel, seja pelo prestador de serviço, seja pelo cliente ou consumidor. Além do impacto ambiental, com a redução do uso de papel, o processo é muito mais ágil, os custos são reduzidos e a armazenagem pode ser feita em nuvem, não havendo sequer necessidade de arquivo eletrônico local, muito menos arquivo físico.

Do ponto de vista da Receita Federal, a fiscalização se torna muito mais eficaz, sobretudo porque atualmente um grande contingente de empresas são obrigadas a emitir a NFS-e. Sendo que mesmo as que não estão obrigadas podem aderir.

Como funciona atualmente

O primeiro passo para adotar a Nota Fiscal Eletrônica é solicitar o credenciamento no sistema da NF-e.

Depois de feito o cadastro, a empresa deve baixar o software de emissão de NF-e. Além da emissão, o sistema possui funções assessórias, como o cadastro de clientes, produtos e transportadoras.

A emissão da nota fiscal é feita a partir do recebimento do pagamento pelo prestador de serviço, que emite a NF-e para a Secretaria da Fazenda do Município e Receita Federal para autenticação da transação. Em seguida o cliente recebe a NF-e e o sistema gera relatórios de controle das vendas para o prestador de serviço.
A unificação

Tudo parece muito ótimo com relação a esse avanço tecnológico, mas tem um problema. Atualmente, as empresas que possuem unidades em diversos estados precisam fazer cadastro distintos junto às Secretarias de Fazenda locais.

Esse pequeno problema está, no entanto, com os dias contados. Visando melhorar essa e outras variáveis, a Secretaria da Receita Federal trabalha no desenvolvimento de uma solução unificada, com base na racionalização e padronização das obrigações acessórias do contribuinte, que crie uma Nota Fiscal Eletrônica única.

O classificador será a NBS ( Nomenclatura Brasileira de Serviços ). Além da padronização, o novo sistema pretende melhorar a qualidade das informações, racionalizar custos e suprimir definitivamente a necessidade da emissão e guarda de documentos físicos.

Para contingenciar demandas urgentes por comprovantes de compra, foi desenvolvido o RPS ( Recibo provisório de serviços ). Esse documento é emitido em ordem sequencial crescente pelo prestador de serviço para que o número possa ser, posteriormente, convertido em NFS-e.

Para as grandes empresas, a novidade vai gerar um custo de adaptação dos sistemas, mas essa necessidade já era existente desde a implantação da NFS-e. Sem dúvida alguma, os benefícios para as empresas justificam pequenos sacrifícios.