A NFe (Nota Fiscal Eletrônica) pode ser conceituada como um documento fiscal com validade exclusiva no meio digital. Ela é emitida, enviada e posteriormente armazenada de modo eletrônico e tem como objetivo documentar (para fins fiscais) a prestação de serviços ou comercialização de mercadorias ocorridas entre a empresa e o consumidor.
Basicamente, a nota fiscal eletrônica é igual a nota fiscal clássica, já emitida por empresas de todos os portes e segmentos do mercado há um bom tempo.
A única diferença é que, com o surgimento gradativo de empresas no meio digital, tornou-se necessária a criação de um documento fiscal que comprovasse as transações realizadas em meios não-físicos. E o resultado, como já era de se esperar, está na nota fiscal eletrônica.
A seguir, confira mais informações e detalhes sobre a utilização da nota fiscal eletrônica.
• Como a NFe funciona?
A NFe pode ser descrita como um recente modelo de documento fiscal, porém, em formato adequado para o meio digital. Ela pode substituir o documento impresso e deve ser armazenada eletronicamente apenas para fins de referência e controle.
Mas afinal, como a nota fiscal eletrônica funciona?
Basicamente, ela só passa a ter validade quando assinada com Certificado Digital no padrão da ICP-Brasil. Também é fundamental que a empresa esteja em dia com seu cadastro na SEFAZ (Secretaria da Fazenda) para poder emiti-la.
A nota fiscal eletrônica funciona da seguinte forma:
Primeiramente, o emitente deve autorizar a SEFAZ a armazenar os documentos eletrônicos em seu sistema. Em seguida, ele deve preencher as notas e posteriormente gerar o arquivo (XML) com autorização da entidade. A partir de então o documento já passa a ter validade jurídica.
Com a NFe preenchida e devidamente autorizada, a DANFE deve ser impressa para ser enviada junto com o produto comercializado. A DANFE consiste em uma representação da nota fiscal eletrônica, ou seja, um instrumento auxiliar para a sua visualização.
• Quem deve utilizar a NFe?
A NFe deve ser utilizada por contribuintes do ICMS que estejam dentro de pelo menos uma das categorias abaixo:
-> Empresas que desenvolvam atividades de distribuição ou comércio atacadista;
-> Empresas do segmento industrial;
-> Empresas que pratiquem entrada/saída de mercadorias para outros estados;
-> Empresas fornecedoras de produtos para a Administração Pública.
Vale lembrar que a emissão da NFe é obrigatória para empresas de todos os portes, o que inclui aquelas que optam pelo Simples Nacional.
• Dúvidas frequentes
A seguir, confira algumas dúvidas frequentes sobre a nota fiscal eletrônica.
• O cadastro da SEFAZ é de ofício ou deve ser providenciado por cada empresa?
O contribuinte deve ser o responsável pela solicitação do credenciamento, lembrando que cada estado conta com diferentes procedimentos de cadastro.
• A obrigatoriedade é a mesma em todos os estados do país?
Sim, sendo ela determinada pelo ajuste Sinief 07/2005.
• Quais são as vantagens da nota fiscal eletrônica?
A NFe reduz erros no processo fiscal e traz maior transparência e credibilidade para o mesmo. Além disso, ela também reflete em menos sonegação e em melhorias no que se refere a controle fiscal.
A nota fiscal eletrônica também reduz os gastos com impressão, papel e com o próprio transporte desta documentação.